20 décembre 2024

Automatisation de Challenge et Gestion de Rendez-vous pour Social Media Lab

Automatisation d'un challenge sur Slack et la prise de rendez-vous via Calendly. Résultats : gain de temps et organisation simplifiée

Objectifs et besoins du client :

Social Media Lab souhaitait optimiser la gestion de son challenge via Slack.

Leur objectif principal : répartir automatiquement les membres inscrits entre leurs ambassadrices, tout en s’assurant d’un équilibre dans le nombre de participants attribués à chacune.

Ils avaient également besoin d’améliorer l’expérience utilisateur grâce à un message de bienvenue personnalisé et de simplifier la prise de rendez-vous avec leur équipe grâce à une automatisation via Calendly et leur CRM.

01 - Slack

Automatiser la répartition des participants entre ambassadrices pour garantir une équité et envoyer un message de bienvenue privé aux participants, avec le nom de leur ambassadrice.

02 - Calendly / Notion

Configurer Calendly pour une gestion fluide des rendez-vous en round robin et ajouter automatiquement les participants ayant pris rendez-vous dans le CRM de l’entreprise.

03 - Autonomie

Documenter le processus pour permettre une autonomie totale lors des futurs challenges.

Solutions apportées :

Automatisation sur Slack

- Développement d’un flux automatisé pour attribuer chaque nouveau membre à une ambassadrice, en fonction du nombre de participants déjà assignés.

- Envoi d’un message de bienvenue personnalisé en privé, incluant : Une salutation chaleureuse, le nom de l’ambassadrice, les instructions nécessaires pour le challenge.

Calendly pour la prise de rendez-vous

- Configuration d’un système en round robin pour vérifier les disponibilités des membres de l’équipe.

- Mise en place de plages horaires alternatives si le premier membre n’est pas disponible.

- Intégration de Calendly avec le CRM pour ajouter automatiquement les participants ayant pris rendez-vous.

Documentation et tutoriels

- Rédaction d’une documentation détaillée expliquant chaque étape des automatisations.

- Création de tutoriels vidéos et d’un processus simplifié pour garantir l’autonomie de l’équipe lors des prochains challenges.

Résultats obtenus :

Gain de temps

réduction significative du temps consacré à la répartition manuelle des membres et à la gestion des rendez-vous.

Expérience utilisateur améliorée

chaque participant a été accueilli chaleureusement et informé de manière personnalisée dès son inscription.

Équité et satisfaction

les ambassadrices ont reçu un nombre équitable de participants, améliorant ainsi leur engagement.

Autonomie renforcée

l’équipe dispose désormais d’outils et de documentations leur permettant de gérer leurs challenges sans assistance externe.

Visuels et démonstrations :

Brouillon de la version 1 de l'automatisation

Process et documentation

Ce qu'elle en dit

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Justine | Justine Arma / Réveille Ton Biz' Mentor Podcast & Business