À force de chercher constamment l’outil technologique parfait, tu risques de te retrouver noyé sous une multitude d’outils, de perdre du temps et de l’énergie, et de te sentir perdu quant aux véritables besoins de ton entreprise.
Il est important que tu adoptes une approche réfléchie et ciblée dans le choix et l’utilisation des outils numériques. Dans cet article, je vais t’aider à éviter ces pièges de surcharge d’outils et à maximiser l’efficacité de ton activité en ligne.
Petit point : Cet article retrace un épisode de podcast. Tu peux écouter l’épisode ci-dessous. Bonne écoute ou bonne lecture !
Démystifier le syndrome du FOMO des outils
Pour ceux qui ne sont pas familiers, le FOMO est une anxiété omniprésente qui nous pousse à rester constamment connectés de peur de manquer quelque chose d’important. Cela se manifeste souvent dans le monde des formations en ligne, où chaque nouvelle opportunité semble essentielle pour notre réussite future. J’ai moi-même été confronté à cette spirale infernale au début de mon parcours entrepreneurial, accumulant les formations et les ressources gratuites dans l’espoir de combler chaque lacune de compétence.
Cependant, avec le recul, je réalise que cette frénésie d’acquisition peut être plus néfaste que bénéfique. Parmi les nombreuses formations que j’ai achetées, seule une fraction a été réellement exploitée. La plupart sont restées inachevées, soit parce qu’elles étaient obsolètes, soit parce qu’elles ne correspondaient tout simplement pas à mes besoins réels.
Ce phénomène ne se limite pas aux formations. Il s’étend également aux outils et aux ressources gratuites, où la tentation de tout essayer peut nous entraîner dans une spirale de confusion et de gaspillage de temps. J’ai vu des clients accumuler une multitude d’outils, convaincus que chaque nouvel outil les rapproche un peu plus du succès et de la productivité, alors qu’en réalité, cela ne fait que compliquer davantage leur entreprise.
Ne pas tomber dans le fomo des outils populaires
Le premier piège, et sans doute le plus évident, est celui de succomber à la popularité d’un nouvel outil. Un exemple concret de cela est l’engouement autour de Notion. J’ai constaté chez plusieurs clientes une migration précipitée de leurs workflows depuis des plateformes comme ClickUp ou Asana vers Notion, simplement parce que ce dernier bénéficie d’une forte médiatisation et d’une fan-base enthousiaste.
Pourtant, il est important de se poser la question de la pertinence de cette migration.
Est-ce que le changement d’outil répond à un besoin spécifique ou est-ce simplement influencé par le buzz médiatique ?
Migrer ses données et ses processus vers un nouvel outil demande du temps et de l’énergie, sans parler du risque de perdre des informations en cours de route.
De plus, il est essentiel de se méfier de l’effet de « matrice » où l’on se laisse influencer par l’opinion générale sans réellement évaluer si l’outil convient à nos besoins et à notre façon de travailler. Notion, par exemple, peut être un outil formidable pour certains, mais il n’est pas nécessairement adapté à tous les types de business. Il existe de nombreuses alternatives, et il est primordial de choisir l’outil qui correspond le mieux à nos besoins spécifiques.
Changer d'outil pour l'esthétique plutôt que la fonctionnalité
Un outil peut être magnifique à regarder, mais s’il n’est pas performant ou s’il ne répond pas à nos besoins spécifiques, il peut vite devenir un fardeau.
À l’inverse, un outil peut paraître peu attrayant visuellement mais offrir des performances exceptionnelles et répondre parfaitement à nos besoins métier. Un exemple pertinent est la comparaison entre Make et Zapier.
Bien que Zapier soit plus cher, son interface conviviale et sa simplicité d’utilisation en font un choix préféré pour beaucoup, même s’il offre d’après moi moins de fonctionnalités que Make.
Il est donc essentiel de se poser la question : Est-ce que je privilégie l’esthétique au détriment de la fonctionnalité ?
Choisir un outil simplement pour sa beauté peut entraîner une perte de temps et d’argent si celui-ci ne répond pas réellement à nos besoins.
Changer d'outil par lassitude
Il est facile de se lasser rapidement lorsque l’on utilise un outil pendant une longue période. Cette lassitude peut nous pousser à rechercher constamment de nouveaux outils, comme si on cherchait un nouveau jeu à découvrir. On se trouve alors dans un cycle où on teste un nouvel outil, puis on décide de migrer vers celui-ci, simplement pour s’ occuper ou par curiosité.
Pourtant, cette quête perpétuelle de nouveauté peut être trompeuse. On peut être tentés de modifier son espace de travail même s’il répond parfaitement à nos besoins actuels. Un exemple flagrant est celui de Notion, où on peut passer des heures à modifier et personnaliser son espace, même si celui-ci fonctionnait parfaitement auparavant.
Il est important de prendre du recul et de se demander si ces modifications sont réellement nécessaires ou si elles sont motivées par une simple envie de changement. Parfois, la peur de la routine peut nous pousser à gaspiller du temps et de l’énergie à modifier un outil qui fonctionnait très bien initialement.
Pour éviter ce piège, il est recommandé de créer un environnement de test séparé où on peut explorer de nouveaux outils sans compromettre notre espace de travail principal. De plus, si on décide de modifier notre outil principal, il est essentiel de le faire de manière réfléchie et planifiée, en prenant en compte ses besoins réels et en évitant les modifications impulsives.
Changer d'outil par recherche de la performance
Le dernier piège à reconnaître dans le FOMO des outils est celui de vouloir toujours trouver l’outil le plus performant, même si celui que nous utilisons actuellement fait très bien le travail.
Il est facile de se laisser emporter par la recherche constante de l’outil le plus avancé, avec les dernières fonctionnalités technologiques à la pointe. Cependant, cette course à la performance peut nous faire perdre de vue nos besoins réels et nous conduit à créer une usine à gaz d’outils complexes et peu adaptés à nos besoins.
Il faut prendre en compte nos besoins réels et nos habitudes d’utilisation avant de décider de migrer vers un nouvel outil. Parfois, la simplicité et la familiarité d’un outil que nous utilisons déjà peuvent être plus bénéfiques que les fonctionnalités avancées d’un nouvel outil.
Il est également important de considérer l’impact sur notre temps et notre productivité. Si on a pas le temps de nous familiariser avec un nouvel outil ou si nos besoins actuels sont déjà satisfaits, il peut être préférable de rester avec ce qu’on connait déjà.
Astuces pour éviter la surcharge d'outils
Maintenant que on a passé en revue les différents pièges à éviter, voici trois astuces rapides pour éviter de collectionner les outils sans jamais les utiliser, ou passer son temps à courir après eux.
Informations ciblées
Filtre tes informations pour éviter d’être submergé. Utilise des sources fiables et pertinentes. Quand tu entends parler d’un outil à plusieurs reprises, commence à te renseigner davantage. Ajoute-le à une liste d’outils à tester dans ta base de données, mais ne te concentre pas exclusivement dessus pour le moment.
Essais et retours
Regarde des vidéos et lis des retours d’utilisateurs sur l’outil que tu envisages. Parfois, une perspective différente peut mettre en lumière des fonctionnalités ou des aspects que tu n’aurais pas pris en compte autrement. Prends en compte les retours directs des utilisateurs de ton entourage professionnel, en plus des articles de blog et des vidéos YouTube.
Réévaluation périodique
Mets en place une réévaluation périodique de tes outils. Utilise une base de données pour suivre l’état de chaque outil, ses fonctionnalités principales, et s’il est utilisé en version gratuite ou payante. Réévalue régulièrement si ces outils répondent toujours à tes besoins. Par exemple, si tu es sur le point de dépasser le nombre maximal de contacts pour un outil donné, envisage de passer à une version payante ou de chercher une alternative mieux adaptée.
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